Organizing traditional live events will eventually come back, but the virtual aspect is definitely here to stay.
To be successful in today’s economy, we need to be creative and flexible. Organizing traditional live events will eventually come back, but the virtual aspect is definitely here to stay. Ideally, you want to be able to take advantage of hybrid events.
Meanwhile, virtual events offer many advantages both in terms of reducing costs and greatly simplifying logistics to organize walking – running – biking – hiking events. They can be set-up quickly and scaled on demand.
With a virtual event, there is no need to buy supplies, to rent space, to recruit volunteers, to manage the logistics of crowd control or even setting-up the course. Therefore, organizing virtual events is much easier, faster and cheaper than live events.
Promoting a virtual event requires a different approach. You want to be more interactive in your communications as it is basically the only link you have with your audience. You can use traditional advertising to recruit participants on your online platform, but social media should play a bigger role in enticing and nurturing your audience.
Your communication strategy should complement your web presence to provide all the information and motivation participants need or want about your event, its purpose, its logistics and how, when or why they should register.
The user interface you provide – ideally an online platform coupled with a mobile app – is the actual experience participants will enjoy. There are a number of solutions to choose from, but : ease of use, real time interaction and detailed statistics are key features to look for. The mobile app is how participants stay engaged and share their experience with their family and friends.
From a financial perspective, most of what you’ve been doing still applies. Normally, registration fees would be less but should generate more net income based on reduced expenses. Some adjustments are required when it comes to how you position and promote your sponsors. You want to provide visibility on your website and emails, but also create a level of interaction with participants to generate top of mind awareness and other perceived values.
Fundraising activities should remain pretty well the same, even though the way you are collecting donations may be different if you were not already online. Many software companies offer solutions and systems you can easily integrate into your registration process. People will continue to be generous, but some of them may need to be guided on how to make online donations.
Of course, for any of this to work… your team needs to be onboard and enthused about your business model shift. They may require some training on your new tools, a few strategy sessions to share the same vision and align with your priorities and objectives. Planning the event still requires a high level of expertise, but technologies can streamline and automate your processes for the most part.
It is more important than ever to provide medals, T-Shirts and such to participants as it will be a reminder of the event. The delivery logistics are easily accessible and keep in mind that packaging is key. You want to provide a great visual and unboxing experience. It’s all part of creating lasting memories about your event.
As you can see, making the transition from live to virtual events requires a bit of creativity and flexibility, but nothing that practical sense and determination cannot do. In most cases, you will want to go back to live events as they offer a unique experience to participants.
Therefore, why not think in terms of organizing hybrid events to benefit from both business models going forward?
L’organisation d’événements traditionnels en personne reviendra éventuellement, mais l’aspect virtuel est là pour rester.
Pour réussir dans l’économie actuelle, il faut être créatifs et flexibles. L’organisation d’événements traditionnels en personne reviendra éventuellement, mais l’aspect virtuel est là pour rester. Idéalement, vous voulez pouvoir profiter d’événements hybrides.
Les événements virtuels offrent de nombreux avantages à la fois en termes de réduction des coûts et de simplification de la logistique. Ils peuvent être organisés rapidement et adaptés sur demande.
Avec une course virtuelle, plus besoin d’acheter de fournitures, de louer des espaces, de recruter des bénévoles, de gérer la logistique du contrôle des foules ou même de configurer le parcours. Par conséquent, organiser des courses virtuelles est beaucoup plus simple, plus rapide et plus économique.
La promotion d’un événement virtuel nécessite une approche un peu différente. Vous voulez être plus interactif dans vos communications, car elles sont pratiquement le seul lien que vous ayez avec votre auditoire. Vous pouvez utiliser la publicité traditionnelle pour diriger des participants vers votre plateforme en ligne, mais les médias sociaux devraient jouer un rôle plus important pour attirer et interagir avec votre auditoire.
Votre stratégie de communication doit compléter votre présence sur le Web en fournissant toutes les informations et la motivation dont les participants ont besoin. Ils veulent tout savoir concernant votre événement, ses objectifs, sa logistique et comment, quand ou pourquoi ils devraient s’inscrire.
Pour l’essentiel, l’interface utilisateur que vous fournissez – idéalement une plateforme en ligne couplée à une application mobile – représente l’expérience-client pour les participants. Il existe un certain nombre de solutions parmi lesquelles choisir, mais: la facilité d’utilisation, l’interaction en temps réel et les statistiques détaillées sont essentielles pour les utilisateurs. C’est ainsi qu’ils restent engagés et partagent leur expérience avec la famille et les amis.
D’un point de vue financier, la plupart de ce que vous faites déjà continue de s’appliquer. Normalement, les frais d’inscription seraient moindres, mais ils vont générer plus de revenus nets basés sur une réduction des dépenses. De plus, vous pourriez accueillir davantage de participants, parce qu’il n’y a pas vraiment de limite territoriale ou physique.
Certains ajustements sont nécessaires concernant la manière dont vous vous positionnez et faites la promotion de vos commanditaires et partenaires. Vous souhaitez offrir une visibilité sur votre site Web et dans vos courriels, mais également créer un niveau d’interaction avec les participants pour qu’ils se souviennent de la marque.
Les activités de collecte de fonds devraient rester à peu près les mêmes, mais la façon dont vous recueillez les dons pourrait être différente si vous n’êtes pas déjà enligne. De nombreux logiciels proposent des solutions et des systèmes que vous pouvez facilement intégrer à la logistique de vos événements. Les gens continueront d’être généreux, mais certains d’entre eux devront peut-être être guidés sur la façon de faire des dons enligne.
À l’évidence, pour que tout cela fonctionne bien, votre équipe doit être enthousiasmée par votre changement de modèle d’affaires. Ils peuvent avoir besoin d’une formation sur vos nouveaux outils, quelques séances de stratégie pour partager la même vision et s’aligner sur vos priorités et objectifs. La planification de l’événement nécessite toujours un haut niveau d’interaction et un souci du détail, mais les technologies peuvent vous aider à rationaliser et à automatiser la plupart de vos processus.
Il est plus important que jamais de fournir des médailles, des T-shirts et autres récompenses aux participants, car ce sera un rappel de l’événement. La logistique de livraison est facilement disponible et gardez à l’esprit que l’emballage est essentiel. Tout cela fait partie de l’expérience-client pour créer des souvenirs durables reliés à votre événement.
Comme vous pouvez le constater, faire la transition d’événements en personne vers des événements virtuels nécessite un peu de créativité et de flexibilité, mais rien que le sens pratique et la détermination ne peuvent pas faire.
Sans surprise, vous et votre auditoire voudrez probablement revenir aux événements en personne, car ils offrent une expérience unique et engageante. Ainsi, pourquoi ne pas penser en termes d’organisation d’événements hybrides pour bénéficier des deux modèles d’affaires à l’avenir?
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