14/12/2021 | 7 min read

6 caractéristiques de l’organisation d’événements virtuels

Les temps ont changé et les gens sont de plus en plus disposés et même désireux de participer à des événements virtuels

6 caractéristiques de l’organisation d’événements virtuels

Les temps ont changé et les gens sont de plus en plus disposés et même désireux de participer à des événements virtuels. Comme il n’y a pas de limites ou de contraintes en fonction de l’emplacement, de la logistique ou de la taille, vous pouvez organiser différents types d’événements en plein air tels que la course, la marche, le vélo, la randonnée, etc. 

Vous pouvez aussi organiser des événements à l’intérieur, si vous le désirez.

Les événements virtuels offrent un certain nombre d’avantages que les événements en personne ne peuvent tout simplement pas égaler. D’un autre côté, le niveau d’interaction avec les participants doit être très différent, car il nécessite une approche plus personnalisée pour engager votre communauté et les inspirer à participer à l’événement. 

1 – Dématérialiser: Puisqu’il n’y a pas d’emplacement ou d’infrastructure vous simplifiez grandement la logistique d’organisation. Pas besoin de permis locaux, de couverture d’assurance, de coordination avec les premiers intervenants, ni d’avoir des équipes sur place ou de recruter et gérer des bénévoles. Organiser un événement n’a jamais été aussi simple. La plateforme de gestion d’événements s’occupe de toute la logistique virtuelle pour vous.

2 – Délocaliser: Les participants gèrent eux-mêmes la logistique et leur parcours. Puisqu’il n’y a pas de limites géographiques, vous pouvez rejoindre un public plus large et plus éloigné qui s’identifie à votre cause à condition qu’elle ne soit pas spécifique à une communauté locale. Certaines causes intéressent les gens du monde entier basé sur leurs croyances et leurs valeurs.

3 – Démonétiser: La plupart des économies réalisées grâce à l’organisation d’un événement virtuel peuvent être transférées aux participants qui paient beaucoup moins pour l’inscription. Dans certains cas, les billets se vendent 50% de moins et vous encaissez tout de même plus de revenus nets en éliminant les dépenses d’exploitation. Les participants évitent également toutes les dépenses liées aux événements traditionnels tels que: le transport, la nourriture et l’hébergement. Ainsi, il est plus probable qu’ils puissent faire un don pendant le processus d’inscription.

4 – Décentraliser: Votre équipe peut facilement opérer à distance, il suffit d’un accès sécurisé à votre plateforme de gestion via une connexion Internet. Avec Zoom ou Skype, vous pouvez organiser des réunions, partager des documents et rationaliser le processus de gestion. La majeure partie de l’expertise de votre équipe peut être facilement adaptée à l’organisation d’événements virtuels et aux activités de financement en-ligne.

5 – Digitaliser: pour de nombreuses organisations, le moment est venu de transférer leurs informations et données en ligne. Grâce au processus d’inscription en ligne, vous collectez des informations par participant pour personnaliser vos listes et votre messagerie. Avec la plateforme de gestion d’événements, vous pouvez accéder et analyser toutes sortes de données sur leur participation et performance à vos événements.

6 – Réénergiser: Vous avez tellement d’options pour contacter, réengager ou réactiver les participants. Avec tout ce qui se passe actuellement, les clients potentiels pourraient justement chercher ce que vous avez à offrir. Vous pouvez exploiter différents formats de médias tels que le chat, les médias sociaux, les SMS, les courriels, les infolettres, les blogs, les podcasts et même le courrier postal traditionnel. Vous pourriez organiser un concours, un défi, un quiz, un sondage ou tout type de communication interactive.

Ceci n’est qu’un aperçu du potentiel réel de l’organisation d’événements virtuels. 

Vous découvrirez également à quel point il est plus facile de gérer des activités de financement entre pairs. Via votre plateforme, les collecteurs de fonds ont accès à des formations, des conseils, des ressources en ligne et des rapports en temps réel sur leurs activités de financement. Les participants pourraient également former des équipes et approcher les entreprises.

Vos initiatives de commandites auprès des entreprises seront couronnées de succès en fonction de la facilité de contribuer à une cause via internet. Les commanditaires bénéficieront de différents niveaux de visibilité en fonction du forfait promotionnel choisi. Vous pourrez faire leur promotion, reconnaître leur contribution et les valoriser auprès de votre auditoire de différentes manières avant – pendant – après l’événement.

Partagez l'article