Times have changed and people are more and more willing and eager to participate in virtual events.
Times have changed and people are more and more willing and eager to participate in virtual events. Since there are no limitations based on location, logistics or size, you can organize all types of outdoor events such as running, walking, biking, hiking, etc..
You can even have indoor events if you want.
Virtual events provide a number of benefits that live events just can’t match. On the flip side, the level of interaction with participants is very different as it requires a more personalized approach to engage your community and have them inspired to participate in the event.
1 – De-materialize: Since there is no physical location and infrastructure in place you greatly simplify logistics. No need for local permits, insurance coverage, coordination with first responders, managing on-site teams or having to recruit volunteers to run the event. Organizing an event has never been easier and trouble-free. The event management platform takes care of all the virtual logistics for you.
2 – De-localize: Participants take care of the logistics of how and where they intend to participate. Since there are no geographical boundaries, you can reach a broader and farther audience who identify with your cause provided it is not specific to a local community. Some causes appeal to people all over the world based on their beliefs and values.
3 – De-monetize: Most of the savings of organizing a virtual event can be passed on to participants who pay far less for registration. In some instances tickets sell for 50% less and you cash-in more net revenue based on eliminating operating expenses. Participants also avoid all related expenses of traditional events such as: transportation, food and lodging. Thus making it more likely to make a donation during the registration process.
4 – De-centralize: Your team can easily operate from remote locations, all they need is a secured access to your management platform via an internet connection. With Zoom or Skype, you can organize meetings, share documents and streamline the management process. Most of your team’s expertise can be adapted to virtual events organizing and online fundraising activities.
5 – Digitalize: For many organizations, the timing is perfect to transfer their information and data online. Through the online registration process you gather information per participant as to personalize your messaging. With the event management platform, you can access and analyze all kinds of data from their participation and performance to your events.
6 – Re-energize: There are a number of avenues you can exploit to reengage or reactivate participants. With all that is happening now, they might be looking for what you have to offer. You can intertwine multiple media formats such as chat, social media, SMS, emails, newsletters, blog, podcasts, and even the old fashioned snail mail. You can organize a contest, challenge, quiz, survey or any type of interactive communication.
This is only an overview of the real potential of organizing virtual events.
You will also discover how much easier it is to manage peer-to-peer fundraising activities. Via your platform, they have access to training, guidance, online fundraising resources and real time reporting on their recruiting activities. Participants will also be able to form teams and approach businesses.
Your corporate sponsorship initiatives will also get a boost based on how easy it is to contribute to a cause digitally. Sponsors will get different levels of exposure based on the promotional package they choose. Your organization can also promote, recognize and value their contribution in different ways before – during – after the event.
Les temps ont changé et les gens sont de plus en plus disposés et même désireux de participer à des événements virtuels
Les temps ont changé et les gens sont de plus en plus disposés et même désireux de participer à des événements virtuels. Comme il n’y a pas de limites ou de contraintes en fonction de l’emplacement, de la logistique ou de la taille, vous pouvez organiser différents types d’événements en plein air tels que la course, la marche, le vélo, la randonnée, etc.
Vous pouvez aussi organiser des événements à l’intérieur, si vous le désirez.
Les événements virtuels offrent un certain nombre d’avantages que les événements en personne ne peuvent tout simplement pas égaler. D’un autre côté, le niveau d’interaction avec les participants doit être très différent, car il nécessite une approche plus personnalisée pour engager votre communauté et les inspirer à participer à l’événement.
1 – Dématérialiser: Puisqu’il n’y a pas d’emplacement ou d’infrastructure vous simplifiez grandement la logistique d’organisation. Pas besoin de permis locaux, de couverture d’assurance, de coordination avec les premiers intervenants, ni d’avoir des équipes sur place ou de recruter et gérer des bénévoles. Organiser un événement n’a jamais été aussi simple. La plateforme de gestion d’événements s’occupe de toute la logistique virtuelle pour vous.
2 – Délocaliser: Les participants gèrent eux-mêmes la logistique et leur parcours. Puisqu’il n’y a pas de limites géographiques, vous pouvez rejoindre un public plus large et plus éloigné qui s’identifie à votre cause à condition qu’elle ne soit pas spécifique à une communauté locale. Certaines causes intéressent les gens du monde entier basé sur leurs croyances et leurs valeurs.
3 – Démonétiser: La plupart des économies réalisées grâce à l’organisation d’un événement virtuel peuvent être transférées aux participants qui paient beaucoup moins pour l’inscription. Dans certains cas, les billets se vendent 50% de moins et vous encaissez tout de même plus de revenus nets en éliminant les dépenses d’exploitation. Les participants évitent également toutes les dépenses liées aux événements traditionnels tels que: le transport, la nourriture et l’hébergement. Ainsi, il est plus probable qu’ils puissent faire un don pendant le processus d’inscription.
4 – Décentraliser: Votre équipe peut facilement opérer à distance, il suffit d’un accès sécurisé à votre plateforme de gestion via une connexion Internet. Avec Zoom ou Skype, vous pouvez organiser des réunions, partager des documents et rationaliser le processus de gestion. La majeure partie de l’expertise de votre équipe peut être facilement adaptée à l’organisation d’événements virtuels et aux activités de financement en-ligne.
5 – Digitaliser: pour de nombreuses organisations, le moment est venu de transférer leurs informations et données en ligne. Grâce au processus d’inscription en ligne, vous collectez des informations par participant pour personnaliser vos listes et votre messagerie. Avec la plateforme de gestion d’événements, vous pouvez accéder et analyser toutes sortes de données sur leur participation et performance à vos événements.
6 – Réénergiser: Vous avez tellement d’options pour contacter, réengager ou réactiver les participants. Avec tout ce qui se passe actuellement, les clients potentiels pourraient justement chercher ce que vous avez à offrir. Vous pouvez exploiter différents formats de médias tels que le chat, les médias sociaux, les SMS, les courriels, les infolettres, les blogs, les podcasts et même le courrier postal traditionnel. Vous pourriez organiser un concours, un défi, un quiz, un sondage ou tout type de communication interactive.
Ceci n’est qu’un aperçu du potentiel réel de l’organisation d’événements virtuels.
Vous découvrirez également à quel point il est plus facile de gérer des activités de financement entre pairs. Via votre plateforme, les collecteurs de fonds ont accès à des formations, des conseils, des ressources en ligne et des rapports en temps réel sur leurs activités de financement. Les participants pourraient également former des équipes et approcher les entreprises.
Vos initiatives de commandites auprès des entreprises seront couronnées de succès en fonction de la facilité de contribuer à une cause via internet. Les commanditaires bénéficieront de différents niveaux de visibilité en fonction du forfait promotionnel choisi. Vous pourrez faire leur promotion, reconnaître leur contribution et les valoriser auprès de votre auditoire de différentes manières avant – pendant – après l’événement.
